Import der Liegenschafts-Daten

Die beschluss.app benötigt Daten aus Ihrem ERP-System, um arbeiten zu können. Das sind Daten zur Liegenschaft, zu den Einheiten und zu den Eigentümern. Mit einigen Software-Herstellern haben wir dafür schon eine Schnittstelle realisiert. Aber auch wenn das noch nicht der Fall sein sollte, sorgt unser Service-Mitarbeiter bei der Installation dafür, dass der Erstbestand schon im Verwalterplatz zur Verfügung steht. Parallel dazu werden wir mit Ihrem ERP-Hersteller die Realisierung der Schnittstelle besprechen. 

Vorbereitungen zur Versammlung

Am Verwalterplatz wird die Versammlung geplant. Dazu sind zunächst die allgemeinen Daten wie Bezeichnung der Versammlung, Wirtschaftsjahr, Versammlungsart, Stimmprinzip, Datum, Uhrzeit, Versammlungsort und Versammlungsleiter zu erfassen. in der Folge ist eine Tagesordnung zu erfassen, wobei die einzelnen TOP's aus Vorlagen oder aus anderen Versammlungen übernommen werden können. Ist die Tagesordnung komplett erfasst, kann die Einladung erstellt werden. Auch hierzu gibt es schon Schnittstellen zu einzelnen ERP-Systemen, um die Anlagen zur Einladung zur Verfügung zu stellen. Das sind in der Regel die Hausabrechnungen und der Wirtschaftsplan. Ist auch das noch nicht der Fall, kann die Einladung exportiert werden, um den Einladungsversand mit dem ERP-System durchzuführen. Die Einladung wird dann mit Anhängen an die beschluss.app weitergegen und dort gespeichert. 

Digitale Einlasskontrolle

Es ist die Aufgabe des Versammlungsleiters (i.d.R. also des Verwalters), für die Nichtöffentlichkeit der Versammlung zu sorgen. Er muss deshalb Klarheit darüber haben, welche Personen sich im Versammlungsraum aufhalten, um deren Teilnahmeberechtigung kontrollieren zu können. Bei größeren Versammlungen ist dazu eine Einlasskontrolle erforderlich. Durch die Ausgabe der Abstimmgeräte muss sich der Eigentümer am Empfang vorstellen oder er ist dem Verwalter bekannt. Die Teilnehmerliste enthält die Keypad-Nummer. Dieses Keypad wird dem Eigentümer ausgehändigt. Er bestätigt seine Teilnahme durch Unterschrift in der Teilnehmerliste (bei kleinen Liegenschaften ausreichend). Je größer die Eigentümergruppe ist, um so eher sollte die Unterschrift auf einem Signatur-Pad erfolgen. Die Unterschrift ist dann digital erfasst und kann automatisch zugeordnet werden. Bei sehr großen Gruppen kann auch mit mehreren Signatur-Pads am Empfang gearbeitet werden.

Die Abstimmungs-Geräte

Die Präsenzversammlung wird mit Keypads durchgeführt. Das sind kleine Abstimmgeräte mit den Tasten JA, Nein und Enthaltung. Die Keypads sind durchnummeriert und können am Verwalterplatz automatisch der Eigentümergruppe zugeordnet werden. In der Teilnehmerliste steht also, wer welches Keypad erhalten soll. Die Teilnehmer können jedoch auf das Keypad verzichten, wenn sie ihr Smartphone dabei haben. Dieser Teilnehmer werden dann mit der beschluss.app abstimmen. Das hat für den Eigentümer den Vorteil, dass die Abstimmungsergebnisse in Echtzeit in der App angezeigt werden und alle Informationen in der App fortgeschrieben werden. Die App führt ein Versammlungs-Archiv und speichert das Beschlussbuch und Dokumente - wie die Einladung mit ihren Anhängen Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan. Als dritte Abstimmungsvariante steht das Handzeichen zur Verfügung. Das Handzeichen kann schnell am Verwalterplatz erfasst werden, wenn die Abstimmergebnisse von Keypads und App innerhalb von 3 Sekunden am Verwalterplatz eintreffen.

Ende der Versammlung

Sind alle Tagesordnungspunkte besprochen und abgestimmt, wird die Niederschrift automatisch erstellt. Mit dem Signatur-Pad werden die Unterschriften eingeholt. Normalerweise müssen ein Vertreter des Beirats, ein Eigentümer und der Versammlungsleiter die Niederschrift unterschreiben. Das kann unmittelbar nach Ende der Versammlung geschehen, da die Niederschrift-Texte schon bei Vorbereitung der Versammlung vorformuliert und in der Versammlung angepasst werden können. Aber die nachträgliche Signatur wird digital unterstützt, da die Niederschrift auch im Nachhinein in unser Signatur-Portal gestellt werden kann. Die Eigentümer werden automatisch erinnert, dass noch eine Unterschrift fehlt und sie können die Möglichkeiten des Signatur-Portals nutzen, um die Unterschrift zu leisten. Der Verwalter wird automatisch informiert, wenn das Dokument vollständig unterschrieben ist. Der Verwalter lädt das signierte Dokument herunter und kann damit die Versammlung abschließen. Im Anschluss wird das Beschlussbuch aktualisiert und Niederschrift und das aktualisierte Beschlussbuch werden an die App-User verschickt. Die Niederschrift wird unveränderbar im System gespeichert. 

Export der Beschluss-Datensätze und der Niederschrift in das ERP-System

Auch der Export der Beschluss-Datensätze und der Niederschrift als Datei ist ein Wunsch vieler Kunden. Diese Anforderung besprechen wir ebenfalls mit Ihrem ERP-Hersteller nach der Installation der Software in Ihrer Verwaltung. Es gibt also insgesamt drei Import- und Exportmöglichkeiten:

• Import der Liegenschaftsdaten in den Verwalterplatz
• Import der eigentümerspezifischen Anlagen wie Hausabrechnungen und Wirtschaftsplan für die Einladung
• Export der Beschluss-Datensätze und der signierten Niederschrift als Datei zur Weiterverarbeitung im ERP-System

Fazit

Eine digitale Eigentümerversammlung wird nicht mehr länger dauern als 90 Minuten. Unsere Kunden bestätigen uns, dass der digitale Ablauf ca. 4- 5 Stunden Arbeitszeit je Versammlung einspart.